Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

 Konsep dasar siklus pengeluaran.

Pada siklus pengeluaran, hampir semua semua transaksi pembelian dan pembayaran akan berujung kepada satu akun, yakni akun utang (account payable). Sehingga akun ini sangat penting untuk diteliti dalam proses audit atas siklus pengeluaran. Dalam Arens et.al (2009) dijelaskan bahwa akun utang adalah segala macam kewajiban yang belum terbayarkan atas barang dan jasa yang diterima dari kegiatan yang secara biasa dilakukan dalam bisnis seperti kewajiban saat membeli bahan baku, peralatan, perlengkapan, dan berbagai jenis barang dan jasa lainnya yang diterima sebelumakhir tahun atau periode.

Aktivitas bisnis siklus pengeluaran :

Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu:

1. Memesan/membeli barang, Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa barang yang dipesan, kapan dipesan, dan berapa banyak barang yang akan dipesan/dibeli, dari pemasok mana barang akan dibeli/dipesan.
2. Menerima dan menyimpan barang, persediaan dan jasa, Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dikirim oleh vendor yang kita pesan tadi. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang (receiving report)
3. Membayar untuk barang, persediaan dan jasa, Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan dari untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

 Perbandingan aktivitas pendapatan dan pengeluaran

AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN	AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN
Entri pesanan penjualan – memproses pesanan dari pelanggan	Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa – mengirimkan pesanan ke pemasok
Pengiriman – mengatur barag dagangan atau jasa ke pelanggan (logistic outbound)	Penerimaan – menerima barang/jasa dari pemasok (logistic inbound)
Penagihan – mengirimkan faktur ke pelanggan	Memproses faktur – meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok
Penerimaan kas – memproses pembayaran dari pelanggan	Pengeluaran kas – memproses pembayaran ke pemasok

MRP vs JIT

MRP dapat dinyatakan sebagai teknik perencanaan dan penjadwalan, sedangkan JIT dapat dinyatakan sebagai cara menggerakkan bahan baku secara cepat. Kedua konsep tersebut dapat diintegrasikan secara efektif dengan melalui 5 tahap :Paket MRP dikurangi misalnya yang semula mingguan menjadi harian atau jam-jaman. Paket dalam hal ini diartikan sebagai unit waktu dalam system MRP. Rencana penerimaan yang merupakan bagian rencana pemesanan perusahaan dalam system MRP dikomunikasikan melalui perakitan untuk tujuan produksi secara berurutan.Pergerakan persediaan di pabrik berdasarkan JIT.Setelah produksi selesai, dipindahkan ke persediaan seperti biasa. Penerimaan produk ini menurunkan jumlah yang dibutuhkan untuk rencana pemesanan selanjutnya pada system MRP.Menggunakan backflush yang berarti menggunakan bill of material untuk mengurangi persediaan, berdasarkan pada penyelesaian produksi suatu produk.Penggabungan MRP dan JIT menghasilkan jadwal utama yang baik dan gambaran kebutuhan yang akurat dari system MRP dan penurunan persediaan barang dalam proses. Meski demikian, penggunaan system MRP dengan paket kecil saja sudah bisa sangat efektif dalam mengurangi persediaan.

 Dokumen siklus pengeluaran

Dalam siklus pengeluaran terdapat beberapa jenis transaksi seperti pembelian kredit, pengeluaran kas, serta retur pembelian.  Dari ketiga jenis transaksi tersebut,  masing-masing memiliki sebuah dokumen yang berfungsi untuk bukti dari jenis transaksi tersebut.

Jenis-jenis dokumen yang dibutuhkan oleh ketiga jenis transaksi:

1. Jenis Transaksi Pembelian Kredit, Dokumen Permintaan Pembelian,  Dokumen Pesanan Pembelian,  Dokumen Laporan Penerimaan Barang
2. Jenis Transaksi Pengeluaran Kas, Jenis Dokumen Check
3. Jenis Transaksi Retur Pembelian, Jenis Dokumen Memo Debit

Sumber: Accounting Information System, edisi 3, Mashall B. Romey dan Paul John Steinbart